Executive Assistant/Adjoint(e) exécutif(ve)

Playground is an internationally renowned gaming destination located a short 15-minute drive south of downtown Montreal, within the Mohawk territory of Kahnawake. We are currently expanding, unveiling new gaming floors, a luxurious hotel, and specialized dining options.

Position Overview:

The Executive Assistant is a key support role for our Executive team. Responsibilities include managing calendars, correspondence, and administrative tasks, as well as preparing and documenting meetings. The role also involves handling inquiries from various stakeholders, managing documents and expenses, and overseeing travel and event logistics. The Executive Assistant plays a critical role in maintaining efficiency, confidentiality, and effective communication, contributing to the overall success of the organization.

What we have to offer:

• Competitive compensation ($70K-$85K/year depending on experience)
• Flexible schedule options
• Discounts on food
• Opportunities for career advancement
• Parking on site
• Company-wide events
• Playground Cares volunteer opportunities

Responsibilities:

Executive assistance

• Proactively manage the Executive team’s calendars, including follow-up from meetings, correspondence, and administration.
• Meeting preparation, taking meeting minutes, and coordinating logistics.
• Manage inventory and/or equipment. 
• Manage inquiries or requests from vendors, investors, contractors and team members.
• Manage documents (contracts, reporting, account statements, etc.)
• Prepare and submit expenses and book and manage travel, events, and meetings including logistics such as materials, venue, food, expenses, etc.
• Manage and prioritize email communication and tasks including coordinating responses from the Executive team as needed.
• Manage general inquiries and communication on behalf of Playground and the Playground Group of companies.
• Provide support on projects, presentations and special assignments as required.

Personal assistance

• Schedule and manage personal appointments, projects and travel, including transportation, accommodations, etc.
• Manage mail, package deliveries, etc.
• Execute a variety of personal support tasks, including placing orders, vehicle maintenance, general errands, and more.

Requirements:

• Bilingual (French/English).
• Post-secondary degree or an equivalent combination of formal training and experience.
• Minimum 5 years of work experience providing support for C-Suite/upper-level management.
• Strong organizational skills that reflect ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Excellent computer skills, including G-Suite and Microsoft Office and the ability to learn new software.

Important Characteristics

• Organized – you can manage multiple tasks flawlessly and prioritize appropriately. You sweat the small details so that the Executive team doesn't have to!
• A self-starter – you take ownership over your work, proudly take initiative, and don’t require constant direction from others to keep you productive and on task.
• Trustworthy –demonstrated and impeccable sense of discretion, tact, integrity, and etiquette as well as sound judgment especially in confidential and sensitive matters.
• An expert communicator – you’re personable, display great phone etiquette, and are able to ensure your message is communicated in a clear and effective manner.
• A problem-solver – you’re proactive and have the ability to rapidly find problems and identify opportunities. You have an analytical mind and enjoy solving complex problems.

À propos de nous :

Playground est une destination de jeu de renommée internationale située à seulement 15 minutes au sud du centre-ville de Montréal, sur le territoire mohawk de Kahnawake. Nous sommes actuellement en pleine expansion, avec de nouveaux espaces de jeu, un hôtel luxueux et des options de restauration spécialisées.

Aperçu du poste :
L’adjoint(e) exécutif(ve) joue un rôle clé de soutien auprès de notre équipe de direction. Les responsabilités incluent la gestion des calendriers, de la correspondance et des tâches administratives, ainsi que la préparation et la documentation des réunions. Ce poste implique également la gestion des demandes provenant de divers intervenants, des documents et des dépenses, ainsi que l'organisation des déplacements et des événements. L’adjoint(e) exécutif(ve) est essentiel(le) au maintien de l’efficacité, de la confidentialité et de la communication, contribuant ainsi au succès global de l’organisation.

Ce que nous offrons :

• Rémunération compétitive (70K$-85K$/année selon expérience)
   
• Horaires flexibles
   
• Rabais sur la nourriture
   
• Opportunités d’avancement professionnel
   
• Stationnement sur place
   
• Événements d’entreprise
   
• Opportunités de bénévolat via Playground Cares
   

Responsabilités :

L’adjoint(e) exécutif(ve)

• Gérer proactivement les calendriers de l’équipe de direction, y compris le suivi des réunions, la correspondance et les tâches administratives.
   
• Préparer les réunions, prendre les procès-verbaux et coordonner la logistique.
   
• Gérer les inventaires et/ou les équipements.
   
• Répondre aux demandes des fournisseurs, investisseurs, entrepreneurs et membres de l’équipe.
   
• Gérer les documents (contrats, rapports, relevés de comptes, etc.).
   
• Préparer et soumettre les dépenses, organiser et gérer les déplacements, événements et réunions, y compris la logistique (matériel, lieu, repas, dépenses, etc.).
   
• Gérer et prioriser les courriels et les tâches, y compris coordonner les réponses de la direction au besoin.
   
• Gérer les demandes générales et la communication au nom de Playground et du Groupe Playground.
   
• Apporter un soutien aux projets, présentations et missions spéciales selon les besoins.
   

Assistance personnelle

• Planifier et gérer les rendez-vous personnels, projets et déplacements, y compris le transport, l’hébergement, etc.
   
• Gérer le courrier, les livraisons de colis, etc.
   
• Exécuter diverses tâches de soutien personnel, telles que passer des commandes, l’entretien de véhicules, les courses générales, etc.
  Exigences :
• Bilingue (français/anglais).
   
• Diplôme d’études post secondaires ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
   
• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle en soutien à la haute direction.
   
• Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer et prioriser plusieurs tâches avec une grande attention aux détails.
   
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
   
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment G-Suite et Microsoft Office, et capacité à apprendre de nouveaux logiciels.
   

Caractéristiques importantes :

• Organisé(e) – vous gérez plusieurs tâches sans faille et les priorisez efficacement. Vous portez attention aux détails afin que l’équipe de direction n’ait pas à s’en soucier !
   
• Autonome – vous êtes responsable de votre travail, vous prenez des initiatives avec fierté et vous n’avez pas besoin d’une supervision constante pour rester productif (ve).
   
• Digne de confiance – vous faites preuve d’une discrétion, d’un tact, d’une intégrité et d’un sens de l’étiquette irréprochables, ainsi que d’un bon jugement, surtout dans les situations confidentielles ou sensibles.
   
• Communicateur(trice) expert(e) – vous êtes à l’aise avec les gens, vous avez une excellente étiquette téléphonique et vous savez transmettre clairement et efficacement votre message.
   
• Résolveur (euse) de problèmes – vous êtes proactif( ve) et avez la capacité d’identifier rapidement les problèmes et les opportunités. Vous avez l’esprit analytique et aimez résoudre des problèmes complexes.