IT Administrative Assistant / Adjoint(e) Administratif(ve) - Département informatique

Playground is an internationally renowned gaming destination located a short 15-minute drive south of downtown Montreal, within the Mohawk territory of Kahnawake. We are currently expanding, unveiling new gaming floors, a luxurious hotel, and specialized dining options.

Position Overview:

We are seeking a highly organized and tech-savvy Administrative Assistant to join our IT department, supporting the IT Director and CTO. The ideal candidate will be responsible for handling administrative tasks, including managing technology purchases and vendor relationships, reconciling invoices, maintaining accurate records and asset inventories, and providing general administrative support. A strong understanding of technology, particularly in identifying hardware and software products, handling technology-related purchases, and supporting IT project workflows is preferred, but the candidate is expected to learn on the job. Baseline knowledge of IT hardware and software is necessary.

What we have to offer:

• Competitive compensation ($60-70K, based on experience)
• Flexible schedule options
• Discounts on food
• Comprehensive paid training
• Opportunities for career advancement
• Free parking
• Company-wide events
• Playground Cares volunteer opportunities

Responsibilities:

Purchasing & Procurement:

• Source and procure hardware, software, and IT services as requested.
• Collaborate with vendors to negotiate pricing and delivery timelines.
• Track orders and ensure timely delivery of IT equipment and supplies.

Invoice Reconciliation & Accounting:

• Review and process IT-related invoices, ensuring accuracy in line items.
• Reconcile variances in invoices, particularly for technology purchases, using an understanding of associated costs.
• Collaborate with the accounting team to ensure correct coding of expenses.

Inventory & Asset Management:

• Maintain up-to-date records of IT assets, including hardware, software licenses, and warranties.
• Track usage, stock levels, and replenishment of IT supplies and components.

Data Organization & Documentation:

• Organize and maintain IT department records, including purchase orders, vendor contracts, and project documentation.
• Assist in creating reports and presentations for the IT Director and CTO.

Vendor Management:

• Maintain relationships with suppliers and service providers, addressing any issues related to contracts, warranties, and support.
• Ensure compliance with service agreements and warranties.

Administrative Support:

• Schedule and coordinate meetings for the IT department, including vendor and internal project discussions.
• Prepare and distribute meeting agendas, minutes, and follow-up action items.
• Assist in IT projects, gathering information or materials, and coordinating with other departments or teams as needed.

Qualifications:

Education & Experience:

• High school diploma or equivalent; post-secondary education in business administration, technology, or a related field preferred.
• 2+ years of administrative experience, ideally within a technology or IT-focused environment.

Technical Knowledge:

• Basic to intermediate knowledge of IT hardware, software, and related products.
• Familiarity with common office technologies (e.g., Windows operating systems, office productivity suites).
• Aptitude for learning new technologies and processes.

Skills:

• Strong organizational and multitasking abilities.
• Detail-oriented with the ability to spot discrepancies in invoices and contracts.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint) / Google Workspace
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Ability to work independently and in a fast-paced environment.

Apply today and become a vital part of our team!
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Playground est une destination de jeu de renommée internationale située à seulement 15 minutes en voiture au sud du centre-ville de Montréal, sur le territoire mohawk de Kahnawake. Nous sommes actuellement en pleine expansion, avec l’ouverture de nouveaux espaces de jeu, d’un hôtel de luxe et de restaurants spécialisés.

Aperçu du poste :

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et doué(e) en technologie pour rejoindre notre département informatique, en soutien au Directeur Informatique et au Directeur de la technologie. Le candidat idéal sera responsable de la gestion des tâches administratives, notamment la gestion des achats technologiques et des relations avec les fournisseurs, la réconciliation des factures, la tenue de registres précis et des inventaires d'actifs, et l’assistance administrative générale. Une solide compréhension de la technologie, en particulier l'identification des produits matériels et logiciels, la gestion des achats technologiques et le soutien aux flux de travail des projets informatiques, est préférable, mais nous nous attendons à ce que le candidat apprenne sur le terrain. Une connaissance de base du matériel et des logiciels informatiques est nécessaire.

What we have to offer:

• Salaire compétitif (60 000 à 70 000 $ selon l'expérience)
• Horaires flexibles
• Réductions sur la nourriture
• Formation rémunérée complète
• Opportunités d'avancement de carrière
• Stationnement gratuit
• Événements d'entreprise
• Opportunités de bénévolat avec Playground Cares

Responsabilités :

Achats et approvisionnement :

• Rechercher et acheter du matériel, des logiciels et des services informatiques sur demande.
• Collaborer avec les fournisseurs pour négocier les prix et les délais de livraison.
• Suivre les commandes et s'assurer de la livraison en temps voulu des équipements et fournitures informatiques.

Réconciliation de factures et comptabilité :

• Examiner et traiter les factures liées à l’informatique, en s'assurant de l'exactitude des postes.
• Réconcilier les écarts dans les factures, en particulier pour les achats technologiques, en comprenant les coûts associés.
• Collaborer avec l'équipe comptable pour s'assurer du codage correct des dépenses.

Gestion des inventaires et actifs :

• Tenir à jour les dossiers des actifs informatiques, y compris les matériels, licences logicielles et garanties.
• Suivre l'utilisation, les niveaux de stock et le réapprovisionnement des fournitures et composants informatiques.

Organisation des données et documentation :

• Organiser et maintenir les dossiers du département informatique, y compris les bons de commande, contrats avec les fournisseurs et documents de projet.
• Aider à la création de rapports et de présentations pour le Directeur Informatique et le Directeur de la technologie.

Gestion des fournisseurs :

• Maintenir les relations avec les fournisseurs et prestataires de services, en traitant tout problème lié aux contrats, garanties et support.
• Assurer la conformité avec les accords de service et les garanties.

Soutien administratif : 

• Planifier et coordonner les réunions pour le département informatique, y compris les discussions avec les fournisseurs et les projets internes.
• Préparer et distribuer les ordres du jour des réunions, les comptes rendus et les points d’action à suivre.
• Assister dans les projets informatiques, en recueillant des informations ou des documents et en coordonnant avec d'autres départements ou équipes si nécessaire.

Exigences :

Éducation et expérience :

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent ; une formation postsecondaire en administration des affaires, technologie ou un domaine connexe est préférable.
• 2 ans ou plus d'expérience administrative, de préférence dans un environnement technologique ou informatique.

Connaissances techniques :

• Connaissance de base à intermédiaire du matériel, des logiciels et des produits informatiques connexes.
• Familiarité avec les technologies de bureau courantes (par ex. : systèmes d'exploitation Windows, suites de productivité bureautique).
• Aptitude à apprendre de nouvelles technologies et processus.

Compétences :

• Excellentes compétences en organisation et gestion de tâches multiples.
• Attention aux détails et capacité à repérer les incohérences dans les factures et contrats.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) / Google Workspace.
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome et dans un environnement rapide.

Postulez dès aujourd'hui et devenez un membre essentiel de notre équipe !

* L'utilisation du genre masculin inclut le féminin et n'est utilisée que pour faciliter la lecture.