Facilities Coordinator / ​​​​​​​Coordinateur des installations

About us:

Playground is an internationally renowned gaming destination located a short 15-minute drive south of downtown Montreal, within the Mohawk territory of Kahnawake. We are currently expanding, unveiling new gaming floors, a luxurious hotel, and specialized dining options.

Position Overview:

We are seeking an organized and detail-oriented Facilities Coordinator to join our Maintenance and Grounds team. This role is critical in ensuring the smooth operation of our facilities through effective management of billing, maintenance, fleet, inventory, and operational planning.

What we have to offer:

• Competitive compensation ($48-55K/year, based on experience)
• Discounts on food
• Opportunities for career advancement
• Free parking
• Company-wide events
• Playground Cares volunteer opportunities

Responsibilities:

• Billing and Invoices: Work closely with the accounting team to match invoices with work orders and purchase orders, code invoices for review, handle a high volume of transactions weekly, and coordinate with accounting for invoice payment.
• Staff Scheduling: Prepare and manage weekly schedules, monitor overtime, and maintain budget compliance.
• Vendor Communications: Communicate with external vendors to obtain quotes, analyze pricing for best options, and coordinate service calls and purchases.
• Inventory and Procurement: Track supply/material inventories, maintain updated records of invoices, and conduct market research for vendor evaluation.
• Payroll: Verify departmental hours for payroll processing and manage timesheets.
• Preventive Maintenance Planning: Schedule and follow up on preventive maintenance tasks to proactively address potential issues.
• Operations Management: Prepare and review reports for tracking and monitoring needs across departments.
• Coordination and Follow-ups: Ensure timely logging and closing of work orders and coordinate site inspections, service shutdowns, and external activities like waste disposal and landscaping.
• Operations Maintenance Planning: Coordinate regular maintenance of critical systems such as HVAC, plumbing, electrical, and security.
• Facility Maintenance Requests: Utilize CMMS for effective implementation and management.
• CMMS Integration/Management: Implement and manage the Computerized Maintenance Management System (CMMS) to track, prioritize, and ensure timely completion of all facilities requests.

Requirements: 

• Strong organizational and planning skills.
• Excellent communication and interpersonal abilities.
• Knowledge of billing processes and inventory management.
• Experience in facilities management or a similar role, preferred.
• Proficiency in managing CMMS and other maintenance systems.
• Ability to work under pressure and meet deadlines.
• Relevant certification or degree in facility management, engineering, or a related field is preferred.

Join our team and become a vital part of an exceptional journey. Here, your unique talents and ambitions will flourish, finding the perfect environment to thrive. Apply today and embark on a journey of innovation, synergy, and personal growth that will reshape the course of your career.

À propos de nous :

Playground est une destination de jeu internationalement reconnue située à seulement 15 minutes en voiture au sud du centre-ville de Montréal, sur le territoire mohawk de Kahnawake. Nous sommes actuellement en expansion, dévoilant de nouveaux espaces de jeu, un hôtel luxueux et des options de restauration spécialisées.

Aperçu du rôle : 

Nous recherchons un Coordonnateur des installations organisé et méticuleux pour rejoindre notre équipe de maintenance et d'entretien des espaces. Ce rôle est crucial pour assurer le bon fonctionnement de nos installations grâce à une gestion efficace de la facturation, de la maintenance, de la flotte, des stocks et de la planification opérationnelle.

Ce que nous offrons :

• Rémunération concurrentielle (48 000-55 000$/année, selon expérience)
• Rabais sur la nourriture
• Possibilités d’avancement
• Stationnement gratuit
• Événements organisés par l’entreprise
• Possibilités de bénévolat pour Playground Cares

Responsabilités :

• Facturation et factures : Travailler en étroite collaboration avec l'équipe comptable pour faire correspondre les factures avec les bons de travail et les bons de commande, coder les factures pour examen, gérer un volume élevé de transactions chaque semaine, et coordonner avec la comptabilité pour le paiement des factures.
• Planification des horaires du personnel : Préparer et gérer les horaires hebdomadaires, surveiller les heures supplémentaires, et respecter le budget.
• Communications avec les fournisseurs : Communiquer avec les fournisseurs externes pour obtenir des devis, analyser les prix pour les meilleures options, et coordonner les appels de service et les achats.
• Inventaire et approvisionnement : Suivre les stocks de fournitures/matériaux, maintenir des registres à jour des factures, et mener des recherches de marché pour l'évaluation des fournisseurs.
• Paie : Vérifier les heures départementales pour le traitement de la paie et gérer les feuilles de temps.
• Planification de la maintenance préventive : Programmer et suivre les tâches de maintenance préventive pour anticiper les problèmes potentiels.
• Gestion des opérations : Préparer et examiner des rapports pour le suivi et la surveillance des besoins dans tous les départements.
• Coordination et suivi : Assurer le journalisation et la clôture en temps voulu des bons de travail et coordonner les inspections sur site, les arrêts de service, et les activités externes telles que l'élimination des déchets et l'aménagement paysager.
• Planification de la maintenance des opérations : Coordonner la maintenance régulière des systèmes critiques tels que le chauffage, la ventilation, la plomberie, l'électricité, et la sécurité.
• Demandes de maintenance des installations : Utiliser la GMAO pour une mise en œuvre et une gestion efficaces.
• Intégration/Gestion de la GMAO : Mettre en œuvre et gérer le système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour suivre, prioriser, et assurer l'achèvement en temps voulu de toutes les demandes d'installations.

Exigences : 

• Solides compétences en organisation et en planification.
• Excellentes capacités de communication et relationnelles.
• Connaissance des processus de facturation et de la gestion des stocks.
• Expérience avérée en gestion des installations ou dans un rôle similaire, atout.
• Maîtrise de la gestion de la GMAO et d'autres systèmes de maintenance.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
• Certification pertinente ou diplôme en gestion des installations, en ingénierie, ou dans un domaine connexe est préféré.

Joignez notre équipe et devenez un élément vital d’un parcours exceptionnel. Ici, vous serez dans l’environnement parfait pour l’épanouissement de vos talents uniques et ambitions. Postulez maintenant pour rejoindre une aventure remplie d’innovation, de synergie et de croissance personnelle qui va remodeler votre parcours professionnel.

* L'utilisation du genre masculin inclut le féminin et n'est utilisée que pour faciliter la lecture.